これはお仕事をする誰もが思うことですよね。
そんな中、
誰かにメールをして返答待ちの時間って、長く感じませんか。
相手の行動は動かせないものと言いますが、自分の行動次第で、相手の行動に大きく影響を与えることはできます。
■１．返答を素早くする。
返信が素早く返ってくる方って、こちらも早く返さなきゃと思いませんか。
相手から返信が早く欲しかったら、常に自分が素早く返信するようにする、これ単純ですが効果的です。
面白かったのが、A社長と言うかたがいらっしゃって、その方、すぐにお返事を下さるので、私もなるべく早くお返事を返すようにしていました。
なんですが･･･
別会社のB社長に聞いたところ、「A社長って、いつも返信が遅くて困る！」って言うんです。
これ、別に好き嫌いとか、偉い偉くないとかではなく、多分、私がすぐ返すから、A社長も返信しなきゃ！って気分になる。
で、A社長がすぐ返信してくれるから、私もすぐ返答しなきゃ！ってなる。
業務効率的には、とても良い循環になっていたようです。
一方、返事に1週間かかえる方だと、ないがしろにしているわけじゃなくても、
「あっ、一回調べてから返信しよう」となって、どうしても返信までに期間が空いてしまいます。
■２．読んだ＆いつまでにどうするかを、取り敢えず返信する
そして、すぐに回答できない場合でも、
「今、〇〇中です。〇〇の確認がいるので、〇〇日〇時までにお返事いたします
取り急ぎ、拝受のメールまで」
というメールがあると、とても安心しますよね。
私、メールはスマホに転送してありますし、そもそも業務についても結構Facebookメッセンジャーでやり取りしているので、回答を求められていうメールには、なるべく読んだ際にすぐ、取り敢えずの返信だけはするようにしています。
■３．相手が返信しやすいように内容のまとめを
例えば、添付資料でイベントの出欠確認をする際にも、
「添付資料をご覧ください」だけではなく、最低限必要な情報、
日時：〇月〇日 〇時～
場所：〇〇 （〇〇駅近く）
内容：〇〇
金額：無料
これだけ書いておくと、出られない日程の際には、添付資料を読まずとも、すぐに返信できますよね。
他にも、添付資料の内容などを簡単にまとめておいてくれると、親切ですよね。
内容を知っている自分がまとめるのと、内容を全く知らない相手が一から読むのでは、労力に大きな差があります。
送信の際にひと手間はかかりますが、相手の方にとって親切なだけではなく、返信が早く正確に帰ってくるので、自分のメリットでもあります。
■４．タイトルを工夫する
後で、メールをさかのぼる時、タイトルがきちんとしていると便利ですよね。
特に、返信では
「〇〇について」の返信には、そのまま「Re：〇〇について」だけではなく、
「【出席いたします】→Re：〇〇について」
「【承知いたしました】→Re：〇〇について」
「【返信不要】→Re：〇〇について」
「【質問あり】→Re：〇〇について」
などとしています。
■コンサルに役立てるために
直接的にコンサルの手法なわけではないんですが、コンサルタントって、基本的に自分が行うのではなく、相手に動いてもらうお仕事です。
相手がどうしたら快適に効率的に動いてくれるのか、日ごろから考えていくことは、コンサルの重要な能力の一つだと思っています。
また、相手が業務をやりやすいように考えると、それが自分の業務のやりやすさにつながる。
自分が仕事をしやすいように、相手に親切にしましょうという、実は、昨日からつながる腹黒シリーズかもしれません。
偉そうにツラツラと書きましたが、私もできてない時もあります(笑)
ないがしろにしてるわけではないんですが、余裕がない時はどうしても漏れちゃったり！
こんなこと書いておきながら、いつ返事来るんだよーって対応してたら許してくださいね！！
ちなみに、告白しておきますが、連絡はいれますが、結構締め切りは破ります。。。
いや、こんな投稿できる資格ないですね･･･
